Jaką drukarkę wybrać do małego biura?

Podstawowym wyposażeniem każdego biura jest drukarka. Nie obejdzie się bez niej żaden sklep internetowy, lokal usługowy ani inna placówka stacjonarna. Za pomocą tego urządzenia dziennie drukuje się co najmniej kilka faktur, listów przewozowych, umów czy ważnych dokumentów. Wybór odpowiedniego sprzętu jest zatem kluczowy z perspektywy finansów firmy oraz samej jakości i przejrzystości druku. Co ciekawe, nie każda firma, nawet w tej samej branży, będzie potrzebowała identycznej drukarki.

Inteligentny asystent miejsca pracy z obsługą technologii Xerox VersaLink c7000

Jakie parametry są ważne w drukarkach biurowych?

Na początek warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami. Przede wszystkim: co, ile i w jakim formacie chcesz drukować. A do tego weź pod uwagę, czy będziesz potrzebować wyłącznie drukarki, czy również skanera lub kserokopiarki. Oczywiście nie bez znaczenia jest także budżet, jaki chcesz przeznaczyć na nowy sprzęt. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, z pewnością bardziej będzie Ci zależeć na szybkości wydruków niż na jakości kolorów. Z kolei jeżeli jesteś przedstawicielem handlowym, warto by zainwestować w sprzęt, który pozwoli maksymalnie oddać głębię barw, ich intensywność i różnorodność. Urządzenia o innych parametrach przydadzą się, jeśli jesteś właścicielem małej agencji marketingowej — te powinny mieć możliwość swobodnego druku na różnej wielkości nośnikach o rozmaitej strukturze. Popularne w małych biurach są przede wszystkim dwa rodzaje drukarek: atramentowa oraz laserowa. Czym się od siebie różnią?

Drukarka atramentowa czy laserowa?

Tego typu urządzenia wybiera się przede wszystkim dlatego, że są stosunkowo niedrogie, uniwersalne i przede wszystkim wystarczające dla większości biur. Jakie są różnice między nimi? Drukarka atramentowa najczęściej wybierana jest przez osoby, które drukują w kolorze — na przykład zdjęcia, plakaty, ogłoszenia lub ulotki. Jednak zachowanie intensywnych barw kosztuje, dlatego wydrukowanie pojedynczej strony jest nawet o kilkadziesiąt groszy droższe niż czarno-biały wydruk drugiego kandydata. Rekompensatą jest z kolei cena zakupu. Drukarki atramentowe są tańsze o kilkaset złotych oraz w większości są energooszczędne. Będą też pracować znacznie ciszej.

Drukarka laserowa przeznaczona jest przede wszystkim do druku monochromatycznego, czyli czarno-białego. Wykorzystuje się ją zatem podczas drukowania różnych dokumentów — faktur, umów, etykiet logistycznych, pism. Z uwagi na formę wydruku, praca jest znacznie szybsza. To z kolei oznacza, że drukarki laserowe idealnie sprawdzą się, kiedy trzeba przygotować dużą ilość dokumentów w krótkim czasie. Urządzenie jest też znacznie tańsze w eksploatacji, choć droższe w zakupie.

Jeżeli chce się pomyśleć przyszłościowo lub dana branża wymaga druku w różnych formatach (np. A3), wówczas lepszym wyborem jest zakupić urządzenie wielofunkcyjne. Najlepiej jednak, żeby jego parametry koncentrowały się wokół efektu, jaki chce się otrzymać. Tańsze urządzenia wielofunkcyjne nie będą zachwycać jakością, jak typowe drukarki, lecz będą wystarczająco uniwersalne do każdej pracy biurowej.

Słowem podsumowania, kiedy planujesz prowadzić biuro, nie ważne, jakie ono będzie — przyda Ci się drukarka. Nieprawdą byłoby powiedzenie, żeby na niej nie oszczędzać. Oszczędzaj. Ale zawsze porównuj parametry, które Cię interesują. Spójrz na szybkość drukowania, trwałość, obsługiwane kolory oraz zawsze przed zakupem sprawdź, ile kosztują tonery do konkretnego modelu. Poznasz w ten sposób średni koszt eksploatacji danego modelu.